Dinas Kepemudaan dan Olahraga Kota Semarang menyelenggarakan kegiatan Focus Group Discussion (FGD) Peningkatan Kompetensi Sumber Daya Manusia Pengelola Arsip di Aula Balaikota Semarang (9/10). Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman dan kemampuan pegawai dalam melaksanakan pengelolaan arsip secara tertib, efektif, dan sesuai ketentuan peraturan kearsipan yang berlaku.
Pengelolaan arsip memiliki peran penting dalam mendukung tata kelola pemerintahan yang baik. Arsip tidak hanya berfungsi sebagai rekaman kegiatan administrasi, tetapi juga menjadi sumber informasi yang bernilai strategis dalam pengambilan keputusan serta pertanggungjawaban kinerja organisasi. Melalui kegiatan ini, para peserta diajak untuk memahami prinsip, teknik, dan strategi pengelolaan arsip yang baik agar dokumen kedinasan dapat terpelihara dengan aman dan mudah diakses kembali saat dibutuhkan.
Forum group discussion dibuka dengan sambutan Kepala Dinas Kepemudaan dan Olahraga Kota Semarang yang diwakilkan oleh Sekretaris Dinas, yakni Arfiana Kusumawardani, S.Psi. M.M. Dalam sambutannya, beliau menekankan bahwa pengelolaan arsip yang baik bukan hanya tanggung jawab administratif, tetapi juga merupakan wujud nyata dari komitmen terhadap akuntabilitas dan profesionalitas aparatur.
Lebih dari itu, Arfiana juga menyebutkan bahwa FGD adalah wadah strategis untuk berbagi pengetahuan, pengalaman, serta mencari solusi bersama terhadap berbagai persoalan di bidang kearsipan. Bagaimanapun juga, adanya arsip sama halnya dengan memastikan bahwa informasi yang dimiliki tidak hilang begitu saja, melainkan dapat dimanfaatkan kembali untuk kepentingan publik dan peningkatan kualitas layanan secara berkelanjutan.
Dalam acara ini, dihadirkan tiga narasumber yang berkompeten. Materi pertama diampu oleh Kepala Dinas Arsip dan Perpustakan Kota Semarang, yakni Fx Bambang Suranggono, S.Sos. Dalam paparannya, beliau menyampaikan materi berdasarkan pengalaman langsung serta berbagai kasus permasalahan kearsipan yang terjadi di instansi pemerintahan. Selain itu, Bambang juga memaparkan langkah-langkah penyelesaian yang dapat diterapkan agar pengelolaan arsip dapat berjalan dengan baik dan tertib.
Selanjutnya, materi kedua dibawakan oleh Arsiparis Ahli Muda, yakni Lutfi Hassan, S.H dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Lutfi menekankan pentingnya kepatuhan terhadap Peraturan Wali Kota tentang tata naskah dinas sebagai pedoman utama dalam pengelolaan dokumen resmi. Beliau menegaskan bahwa pengelolaan arsip harus dilakukan secara tertib, aman, dan sesuai standar kearsipan untuk mencegah kerusakan, kehilangan, maupun penyalahgunaan.
Selain itu, beliau juga menyoroti pentingnya alih media arsip ke bentuk digital guna menjamin keamanan dan keberlanjutan data, serta menegaskan bahwa Dinas wajib memiliki arsip vital yang menjamin keberlangsungan operasional instansi. Optimalisasi penggunaan aplikasi SRIKANDI perlu terus dilakukan untuk mendukung efisiensi kerja dan penerapan paperless office.
Pemateri ketiga, Filipus Gudel Sri Umbarno, S.Th., menjelaskan urgensi dari kedisiplinan dan semangat (giroh) pegawai dalam melaksanakan pengelolaan arsip. Menurutnya, pengelolaan arsip yang baik tidak hanya bergantung pada sistem dan kebijakan yang diterapkan, tetapi juga pada komitmen, ketelitian, serta kesadaran setiap pegawai dalam menjalankan tanggung jawabnya.
Beliau juga mengajak seluruh pegawai untuk menumbuhkan rasa tanggung jawab dan kepedulian terhadap pentingnya arsip sebagai aset organisasi. Dengan disiplin, ketertiban, dan semangat kerja yang tinggi, diharapkan pengelolaan arsip dapat berjalan lebih optimal, tertata, dan memberikan manfaat nyata bagi peningkatan kinerja kedinasan.
Acara berlangsung interaktif dengan sesi diskusi yang membahas berbagai isu aktual seputar pengelolaan arsip, mulai dari tata kelola arsip aktif dan statis, penerapan aplikasi SRIKANDI, hingga strategi digitalisasi dokumen untuk mendukung efisiensi kerja. Para peserta tampak antusias berbagi pengalaman dan memberikan masukan terkait tantangan yang dihadapi dalam pelaksanaan kearsipan di lingkungan kerja masing-masing.
Melalui kegiatan FGD Peningkatan Kompetensi Sumber Daya Manusia Pengelola Arsip, diharapkan seluruh pegawai, khususnya di lingkungan Dinas Kepemudaan dan Olahraga Kota Semarang, dapat meningkatkan pemahaman, keterampilan, dan kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip yang tertib dan sesuai kaidah kearsipan. Sehingga, tata kelola arsip di lingkungan pemerintah daerah dapat semakin efektif, transparan, dan mendukung terciptanya penyelenggaraan pemerintahan yang akuntabel.